Tapahtuman järjestäminen
Suunnittelu, lupa-asiat ja toteuttaminen Keiteleen kunnan omistamissa tai hallinnoimissa tiloissa ja alueilla
Keiteleellä on paljon tapahtumapaikkoja, joissa voidaan järjestää monipuolisia tapahtumia. Tapahtumat voivat olla esimerkiksi urheilutapahtumia, konsertteja, näyttelyitä, messuja tai pienempiä tapahtumia.
Kysy rohkeasti, jos haluat järjestää tapahtuman muualla Keiteleen kunnan tiloissa tai alueilla. Autamme tapahtuman järjestämisessä tarpeen mukaan. Yksityiset tilat ja alueet vaativat aina ko. paikan haltijan luvan.
Suurissa yleisötapahtumissa ota hyvissä ajoin yhteyttä osoitteeseen keitele(at)keitele.fi.
Toimi näin
1. Tutustu ja valitse sopiva tapahtumapaikka (ks. liite)
2. Varaa kunnasta tapahtumapaikka käyttöösi.
3. Vahvistuksen saatuasi ilmoita tapahtuma kunnan tapahtumakalenteriin. Saat samalla ilmaista näkyvyyttä tapahtumalle (ks. alla)
4. Hae tarvittavat viranomaisluvat (järjestäjä vastaa aina tapahtuman turvallisuudesta ja laillisuudesta)
Ilmoita tapahtuma tapahtumakalenteriin
Jos olet järjestämässä tapahtumaa Keiteleellä, ilmoita tapahtumasi tapahtumakalenteriin. Tapahtumat lisätään tapahtumakalenteriin kunnan kotisivulle sekä mahdollisuuksien mukaan tapahtumapalstoille (Savon Sanomat, Iisalmen Sanomat, Pielavesi-Keitele, Radio-Savo).
Perjantaina klo 12 mennessä ilmoitetut tapahtumat ehtivät seuraavan viikon mediatiedotteeseen/ paikallislehteen Keiteleellä tapahtuu -palstalle. Jos perjantai on pyhäpäivä, niin tapahtumalista lähetetään torstaina klo 12 jälkeen.
Ilmoitukseen liitettäviä kuvia ja tiedostoja voi lähettää erikseen kirjastoon: keitele.kirjasto@keitele.fi.
Tapahtumia voidaan nostaa esille kunnan viestinnässä. Sosiaalisessa mediassa voimme hyödyntää jpg-tiedostoa ja kotisivulla vaakamuotoista kuvaa/julistetta.
Huomioi nämä tapahtuman järjestämisessä
Onnistunut yleisötilaisuus vaatii hyvän suunnittelun lisäksi tarmokasta otetta ja riittävää resurssia tapahtuman järjestelyissä. Tilaisuuden järjestäjä vastaa siitä, että tilaisuus on turvallinen, terveellinen, toimiva ja ympäristön huomioon ottava. Tilaisuuden laatu ja laajuus määrittävät lopullisen lupa- ja ilmoitustarpeen. Järjestäjällä on myös velvollisuus tiedottaa tapahtumaan osallistuvia, kuten myyjiä, asiakkaita ja esiintyjiä, tarvittavilta osin määräyksistä ja ohjeista.
Yleisötilaisuuksista ja yleisistä kokouksista säädetään kokoontumislaissa.
Tapahtuman suunnittelussa on hyvä huomioida ainakin seuraavat asiat:
- Tapahtuman idea, tavoite ja sisältö
- Luvat, ilmoitukset ja suunnitelmat
- Tapahtuman turvallisuus
- Tapahtuman markkinointi
- Saavutettavuus ja esteettömyys
- Siisteys ja jätehuolto
- Sähköt, vedet ja rakenteet
- Toiminta tapahtuman aikana ja jälkeen