Keiteleen kunnan palveluissa asiakkaan henkilötietoja käsitellään vain palvelun edellyttämässä laajuudessa ja vain kustakin palvelusta säädetyn erityislain mukaisesti, tai joissakin erityistapauksissa myös henkilön nimenomaisella suostumuksella. Keiteleen kunta ei kerää henkilötietoa kaupallisiin tarkoituksiin.
Yksilöintitietoja (nimi ja henkilötunnus) tarvitaan palveluiden, laskujen ja viestinnän kohdentamiseksi juuri oikealle henkilölle. Eri palveluissa voidaan tarvita lisäksi myös muita yksilöintitietoja, kuten kiinteistötunnus.
Yhteystietoja (kotiosoite, puhelinnumero, sähköposti) tarvitaan asiakkaan tavoittamiseen kaikissa palveluissa.
Joissain lakisääteisissä palveluissa käsitellään myös asiakkaan taloudellisia tietoja. Esimerkiksi varhaiskasvatuksen asiakasmaksut määräytyvät tulojen mukaan.
Terveystietoja käsitellään mm. kunnan varhaiskasvatuksessa ja opetustoimessa. Terveystietojen käsittely on vahvasti erityislainsäädännöllä säädeltyä ja niitä suojataan erityisen tarkasti.
Moniammatillisissa verkostoissa, kuten esim. oppilashuolto, eri asiantuntijat käsittelevät oman alansa mukaisia henkilötietoja asiakkaan kannalta parhaan palvelun toteuttamiseksi (mm. psykologit, kuraattorit, nuorisotyöntekijät). Tällaisissa verkostoissa käsiteltävät tiedot ovat ehdottoman luottamuksellisia.
Kunnan verkkosivustolla käytetään yleisesti evästeitä palvelun käytön helpottamiseksi. Sen lisäksi joillain sivustoilla ja sivuston osilla evästeitä käytetään käyttäjätilastointiin. Käyttäjä voi valita selaimen asetuksista, hyväksyykö evästeiden käytön.
Kutakin palvelua varten kerätään vain olennainen tieto, jonka käsittely on välttämätöntä palvelun oikean kohdentamisen, mitoittamisen tai palvelutarpeen arvioinnin toteuttamiseksi.
Asiakkaalla on aina oikeus selvittää, käsitelläänkö hänen tietojaan ja mitä tietoja hänestä on kunnan rekistereihin tallennettu. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn perusteet selviävät palvelukohtaisista tietosuojaselosteista.
Useissa asiointijärjestelmissä omien tietojen tarkastuksen voi suorittaa kirjautumalla itse asiointijärjestelmään, esimerkiksi Daisy, Wilma ja muut asiointisovellukset. Mikäli omien tietojen tarkastaminen ei ole mahdollista suoraan asiointijärjestelmän kautta, voi omat tietonsa pyytää nähtäväksi tekemällä tietopyynnön.
Henkilötietojen käsittelyssä pyritään myös varmistamaan säännöllisesti, että käsiteltävät henkilötiedot ovat täsmällisiä ja ajantasaisia. Epätarkat ja virheelliset tiedot poistetaan tai oikaistaan viivytyksettä, mikäli käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö tai asetus sen sallii. Käytännössä esimerkiksi yhteystiedot saa oikaista aina. Monissa keskeisissä palveluissa yhteystietojen oikeellisuus pystytään varmistamaan Väestötietojärjestelmästä, jolloin käytössä on aina varmasti ajantasainen tieto.
Asiakkaalla on aina oikeus pyytää tietojensa oikaisua.
Kunnan palveluissa henkilötietoja käsitellään niin pitkään kuin asiakkuus, palveluntarve tai laskutusperuste on olemassa. Käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö, kirjanpitosäännökset tai mahdolliset oikaisupyyntöprosessit saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään kuin palvelun tarve edellyttäisi. Lisäksi julkisella viranomaisella on oikeus ja velvollisuus joidenkin asiakirjojen pysyvään tai pitkäaikaissäilytykseen yleiseen etuun perustuvan arkistointi- ja tilastointitarkoituksen nojalla.
Kunnan palveluissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ne työntekijät tai viranhaltijat, joiden nimenomaisiin työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Pääsy tietoihin on rajattu työroolin mukaisilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla ja suojattu teknisin suotoimilla.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostus-suunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Lisäksi kaikilta kunnan työntekijöiltä edellytetään vaitiolovelvollisuutta ja perehtymistä henkilötietojen käsittelyyn sekä tietosuoja- ja tietoturvaohjeisiin. Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti ja ohjeiden noudattamista valvotaan osana sisäistä valvontaa.
Sopimusperusteiset, kunnan ulkopuoliset palveluntuottajat ovat sopimuksessa sitoutuneet kunnan edellyttämään tietosuojatasoon ja vaitioloon kaikessa henkilötietojen käsittelyssä.
Kunnan palveluyksiköistä tietoja voidaan luovuttaa toisille viranomaisille, mikäli näillä on lain mukaan oikeus käsitellä kyseisiä tietoja. Kuntakonsernin sisällä tietoja luovutetaan säännönmukaisesti laskutusta varten.
Kunta ei luovuta henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.
Kunta ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansiin maihin taikka EU:n ulkopuolelle.
Tietosuojaselosteissa kerrotaan tarkemmin henkilötietojen käsittelystä eri rekistereissä.
hallintosihteeri, viestintä- ja tietosuojavastaava, ict-asiantuntija